HERGOED · GEGEVENSBESCHERMING
Verwerkersovereenkomst
Versie 2026-10-19 · Aanvaard door een bevoegde winkeluitbater.
1. Partijen en toepassingsgebied
De professionele winkel die een Hergoed-winkelomgeving afneemt is de verwerkingsverantwoordelijke. Fenna Vettenburg, handelend onder de naam Hergoed, ondernemings-/btw-identificatie 1039.007.481 / BE 1039.007.481, Macquynstraat 31, 8370 Blankenberge, België, info@hergoed.be, is verwerker voor de winkelgegevens. Deze overeenkomst geldt gedurende de levering en de noodzakelijke afwikkeling. Voor eigen website-, account-, support- en abonnementsadministratie bepaalt Hergoed zelf doeleinden en middelen, zoals toegelicht in de privacyverklaring.
2. Onderwerp, aard en doelen
Het opslaan, ordenen, raadplegen, wijzigen, exporteren, beveiligen, mailen en verwijderen van gegevens voor artikelinname, consignatie, verkoop, afrekeningen, medewerkersrechten, het inbrengersportaal, reserveringen en technische ondersteuning. De winkel bepaalt de doelen en rechtmatige grondslag, informeert betrokkenen en is verantwoordelijk voor de juistheid en de rechtmatigheid van haar instructies. Hergoed gebruikt winkelgegevens niet voor eigen advertenties, verkoop van data of het trainen van eigen AI-modellen.
3. Betrokkenen en categorieën gegevens
Medewerkers, inbrengers en klanten/reserveerders van de winkel. Gegevens zijn namen, contactgegevens, medewerkersrollen, accountidentificatie, artikelgegevens en foto’s, inname- en consignatieafspraken, verkoop-, kas- en afrekengegevens, reserveringen en technische beveiligingsinformatie. Verwerking van medische gegevens, bijzondere persoonsgegevens of identiteitsdocumenten voor deze doelen is niet voorzien. De winkel voert zulke gegevens niet onnodig in.
4. Instructies en geheimhouding
Hergoed verwerkt uitsluitend op gedocumenteerde instructie van de winkel, waaronder het gebruik van de afgesproken functies en bevoegde supportverzoeken. Instructies over derdenlanden vallen daaronder. Een andere verwerking gebeurt alleen als het toepasselijke recht dat verplicht; Hergoed informeert de winkel vooraf over die verplichting tenzij de wet dit verbiedt. Hergoed waarschuwt de winkel als een instructie naar zijn oordeel in strijd is met de AVG of ander gegevensbeschermingsrecht. Bevoegde personen zijn tot geheimhouding verplicht en krijgen alleen de toegang die voor hun taak nodig is.
5. Beveiliging en verantwoordelijkheden
Hergoed past passende maatregelen toe en houdt rekening met aard, omvang, context en risico. De huidige inrichting omvat winkelgebonden autorisatie, rollen voor medewerkers, HTTPS, wachtwoordhashes, tijdelijke gehashte herstel- en verificatietokens, controle op verzoekherkomst en CSRF, auditregistratie, een niet publiek toegankelijke database en versleutelde externe back-ups met een private opslagbucket. Herstel is getest. Maatregelen worden beoordeeld en bij relevante wijzigingen aangepast. Er wordt geen onbestaande certificering of absolute beveiligingsgarantie toegezegd. De winkel beveiligt haar werktoestellen en accounts, trekt vertrokken medewerkers in en beschermt exports en persoonlijke portaallinks. Offline gegevens op een toestel zijn niet op afstand te wissen. Offline toegang is maximaal 24 uur en binnen de toegangsperiode; opgeslagen bestanden kunnen langer blijven bestaan.
6. Subverwerkers
De winkel geeft algemene toestemming voor Render voor hosting/database, Resend voor noodzakelijke e-mail en Cloudflare R2 voor versleutelde back-ups, zoals beschreven in de bijlage en op /leveranciers. Hergoed legt aan iedere subverwerker passende gegevensbeschermingsverplichtingen op en blijft tegenover de winkel verantwoordelijk voor de uitvoering van diens verwerkersverplichtingen. Voor toevoeging of vervanging informeert Hergoed de winkel vooraf via het accountcontact, met voldoende tijd om vóór ingebruikname gemotiveerd bezwaar te maken. Hergoed onderzoekt bezwaren en bespreekt een passende oplossing; een betwiste nieuwe subverwerker wordt voor de betreffende winkel niet ingezet voordat een rechtmatige oplossing is overeengekomen.
7. Internationale doorgiften
De app en database staan in Frankfurt, de mailregio is Ierland en de externe back-upbucket heeft EU-jurisdictie. Dat sluit verwerking buiten de EER door bijvoorbeeld ondersteuning niet vanzelf uit. Voor iedere doorgifte gebruikt Hergoed een geldige grondslag onder hoofdstuk V AVG en passende aanvullende maatregelen waar nodig. Relevante waarborgen en informatie voor een beoordeling worden op verzoek beschikbaar gesteld, met bescherming van veiligheidsinformatie. Leveranciersvoorwaarden en toepasselijke standaard- contractbepalingen worden in het leveranciersdossier bijgehouden.
8. Betrokkenenrechten, effectbeoordeling en toezichthouder
Hergoed helpt de winkel, rekening houdend met de aard van de verwerking en beschikbare informatie, bij inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid en bezwaar. Ontvangt Hergoed rechtstreeks een verzoek over winkelgegevens, dan verwijst het dit naar de winkel en handelt het niet zelfstandig buiten diens instructies, tenzij rechtens verplicht. Hergoed ondersteunt waar nodig de verplichtingen inzake beveiliging, melding van inbreuken, gegevensbeschermingseffectbeoordeling en voorafgaande raadpleging. Een wettelijke antwoord- of meldtermijn wordt niet uitgesteld omdat partijen nog praktische afspraken of eventuele kosten bespreken.
9. Incidenten
Hergoed informeert de winkel zonder onredelijke vertraging nadat het kennis heeft gekregen van een persoonsgegevensinbreuk die haar gegevens raakt. Hergoed verstrekt de beschikbare informatie over aard, betrokken categorieën, waarschijnlijke gevolgen, contactpersoon en genomen of voorgestelde maatregelen, en vult deze aan zodra meer bekend is. Hergoed beveiligt bewijs en werkt mee aan onderzoek en beperking van de gevolgen. De winkel beslist als verantwoordelijke over haar eigen meldingen aan toezichthouder en betrokkenen.
10. Controle en aantoonbaarheid
Hergoed stelt noodzakelijke informatie beschikbaar waarmee naleving van de verwerkersverplichtingen kan worden aangetoond en werkt mee aan passende audits en inspecties door de winkel of een door haar gemachtigde auditor. Planning en veiligheidsmaatregelen worden redelijk afgestemd. Andere winkels, vertrouwelijke gegevens en geheimen worden beschermd, zonder het wettelijke controlerecht feitelijk uit te sluiten. Gebleken tekortkomingen worden onderzocht en verholpen.
11. Teruggave en verwijdering
Bij einde van de verwerking geeft Hergoed naar keuze en op instructie van de winkel persoonsgegevens terug of verwijdert die, inclusief bestaande kopieën, tenzij het recht verdere opslag vereist. De winkel kan een eigen export maken, ook na afloop van de proefperiode. De praktische uitvoering wordt met de winkel vastgelegd. Bewaarde gegevens zijn tijdens afwikkeling beperkt toegankelijk. Externe versleutelde back-ups verlopen binnen 30 dagen volgens de lifecycle- instelling; beheerde databasekopieën volgens de vastgelegde Render-retentie. Tot het verlopen blijven zulke kopieën beschermd en worden zij niet voor andere doelen gebruikt. Bij herstel worden eerdere verwijderinstructies opnieuw toegepast. Op verzoek bevestigt Hergoed de uitgevoerde verwijdering of beschrijft welke wettelijke bewaarplicht nog geldt.
12. Slot en aanvaarding
Deze overeenkomst vult de klantvoorwaarden aan. Bij tegenstrijdigheid over verwerking van persoonsgegevens gaan deze verwerkersafspraken voor. Dwingend gegevensbeschermingsrecht en rechten van betrokkenen blijven gelden. Een bevoegde winkeluitbater aanvaardt de gepubliceerde versie uitdrukkelijk; de winkel, gebruiker, versie en het tijdstip worden vastgelegd.
Bijlage A – inrichting op 19 oktober 2026
Render Services, Inc.: hosting/database in Frankfurt, winkelgegevens en technische logs; DPA https://render.com/dpa. Plus Five Five, Inc. (Resend): mail in regio Ierland, e-mailadressen, berichtinhoud en afleverinformatie; DPA https://resend.com/legal/dpa. Cloudflare: private R2-bucket met EU-jurisdictie, vóór upload versleutelde database- back-ups; DPA https://www.cloudflare.com/cloudflare-customer-dpa/. Stripe: eigen toepasselijke rol voor de afzonderlijke abonnementsbetalingen; geen opslag van betaalkaartnummers in Hergoed.